Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΟΥ ΧΡΟΝΟΥ ΜΑΣ. Μια ματιά στον παγκόσμιο προβληματισμό για το κυνήγι με τον χρόνο .

Ο χρόνος δεν διοικείται ούτε διαχειρίζεται – απλά κυλάει με τον δικό του σταθερό ρυθμό.

Δεν μπορούμε να αλλάξουμε τη ροή του χρόνου. Αυτό που μπορούμε είναι μόνο να ελέγξουμε το τι κάνουμε μέσα σ’ αυτόν.

Διαχείριση του χρόνου σημαίνει διαχείριση της ζωής που μας δόθηκε όσο αυτή διαρκεί.

Εμείς όμως τον αισθανόμαστε να τρέχει υπερβολικά όχι επειδή καταπιανόμαστε με πολλά αλλά επειδή δεν αξιολογούμε τις προτεραιότητές τους.

Το άρθρο αυτό απευθύνεται στον κόσμο των επιχειρήσεων και ιδιαίτερα σε όσους κατέχουν θέσεις διοικητικές. Είναι μια περίληψη από ένα πλήθος ανάλογων άρθρων από συγγραφείς με μεγάλη εμπειρία, τα οποία έχω συλλέξει και τα επεξεργάζομαι, μέσα και από την δική μου εμπειρία, τα τελευταία χρόνια.. Ελπίζω να φανεί χρήσιμο σε όσους το διαβάσουν.

Στην σημερινή εποχή όλοι σχεδόν κλαίγονται ότι δεν προλαβαίνουν να κάνουν όσα θέλουν, όσα προγραμματίζουν, όσα τους ανατίθενται να κάνουν, όσα είναι υποχρεωμένοι μέσα στην ρουτίνα της ημέρας για να κάνουν, ότι γενικά δεν έχουν αρκετό χρόνο.

Σπανιότερα θα ακούσουμε κάποιον να προβληματίζεται για την αξιοποίηση του χρόνου του. Αναζητούμε δυστυχώς και στον χρόνο το περισσότερο και όχι το καλύτερο.

Στην πραγματικότητα όλοι έχουμε τον ίδιο χρόνο - 24 ώρες στο 24ωρο και κανείς δεν έχει μέσα στο κάθε 24ωρο που πέρασε, ούτε δέκατο του δευτερολέπτου περισσότερο ή λιγότερο.

Βλέπετε ζούμε μια πληθωριστική εποχή. Απαιτούμε να απολαμβάνουμε όλο και μεγαλύτερες ποσότητες σε αγαθά και υπηρεσίες αλλά ταυτόχρονα κάνουμε όλο και μεγαλύτερες εκπτώσεις στην ποιότητα αυτών των αγαθών και υπηρεσιών. Έτσι είναι λοιπόν επόμενο να παρασυρόμαστε και να ζητάμε περισσότερο χρόνο, δηλαδή περισσότερη σπατάλη χρόνου αντί να αναζητούμε πιο ποιοτικό χρόνο, δηλαδή χρόνο ορθολογικά αξιοποιημένο, χρόνο αποτελεσματικά χρησιμοποιημένο.

Ο χρόνος είναι ένα θέμα με το οποίο ασχολείται μεγάλο πλήθος Πανεπιστημιακών και για το οποίο γίνονται πολλά σεμινάρια και πάρα πολλά γράφονται και δημοσιεύονται παγκοσμίως. Μια πολύπλοκη και γρήγορα μεταβαλλόμενη κοινωνία μοιάζει να οδηγεί τον εαυτό της σε μυριάδες πιέσεις χρονικές.

Διαρκώς οι άλλοι μας διακόπτουν ενώ εργαζόμαστε. Διευθυντές και προϊστάμενοι, υφιστάμενοι, συνάδελφοι και συνεργάτες, συνεταίροι, απαιτητικοί και δύστροποι πελάτες, σύζυγοι, παιδιά, γονείς και τόσοι άλλοι.

Όλοι τους υπερφορτωμένοι μας πιέζουν, αντιμετωπίζοντας τις δικές τους κρίσεις, ή κυνηγώντας από εμάς δεσμεύσεις και καταληκτικές ημερομηνίες. Όλοι ζητούν κάτι, σημαντικό ή ασήμαντο και το ζητούν «εδώ και τώρα» ή «εδώ και χθες» ! ! !

Το αναπόφευκτο αποτέλεσμα σε οποιαδήποτε από αυτές τις περιπτώσεις είναι:

• το συνεχές τρέξιμο και το ανέβασμα του στρες

• η ανεπάρκεια των ωρών της ημέρας, η πολύωρη εργασία και η εργασία που δεν ολοκληρώνεται

• οι ανεκπλήρωτοι προσωπικοί στόχοι

• οι επιφανειακές ανθρώπινες σχέσεις και οι τραυματισμένες εργασιακές σχέσεις

• η έλλειψη ψυχραιμίας και η συνακόλουθη έλλειψη καλής διάθεσης και η έλλειψη του χιούμορ

• το μόνιμο άγχος ακόμη και η κατάθλιψη

Δυο απλές έννοιες όμως μπορούν να βοηθήσουν τα παραπάνω :

1. Να έχουμε ξεκάθαρες προτεραιότητες και επιδιώξεις σε καθημερινή όμως βάση.

2. Να λέμε πιο συχνά ΟΧΙ στην θέση των αναρίθμητων μη αναγκαίων ΝΑΙ.

Στον πολιτισμό μας η επιχειρηματικότητα είναι σύμβολο κοινωνικής θέσης . . . Πολλοί από μας διαθέτουμε πολύ από τον χρόνο μας εκεί και μετά διερωτώμεθα γιατί είμαστε πνιγμένοι και δεν έχουμε αρκετό χρόνο να τελειώσουμε οτιδήποτε. Ακόμη και ο χρόνος ανάπαυσής μας είναι βαριά προγραμματισμένος (λέγε τραυματισμένος). Έτσι μερικές φορές νιώθουμε ότι έχουμε περιέλθει σε «ενεργειακή κρίση». Είμαστε δηλαδή πραγματικά εξαντλημένοι.

Ο χρόνος δεν διοικείται ούτε διαχειρίζεται – απλά κυλάει με τον δικό του σταθερό ρυθμό. Δεν μπορούμε να αλλάξουμε τη ροή του χρόνου. Αυτό που μπορούμε είναι μόνο να ελέγξουμε το τι κάνουμε μέσα σ’ αυτόν.

Διαχείριση του χρόνου σημαίνει να δίνει κανείς ζωή στα σχέδια και τα όνειρά του. Διαχείριση του χρόνου σημαίνει διαχείριση της ζωής που μας δόθηκε όσο αυτή διαρκεί.

Εμείς όμως τον αισθανόμαστε να τρέχει υπερβολικά, όχι τόσο επειδή καταπιανόμαστε με πολλά, όσο επειδή δεν αξιολογούμε τις προτεραιότητές τους.

Το ζητούμενο είναι να μπορέσουμε να πραγματώσουμε τα όνειρά μας και όταν μετά από χρόνια ή σε κάποια φάση της ζωής, γυρίσουμε και κοιτάξουμε πίσω, να μην πούμε: «Αν γύριζαν τα χρόνια πίσω θα έκανα άλλα πράγματα».

Λένε οι σοφότεροι ημών:

Να κάνετε τώρα αυτά που θέλετε και να μην τα αναβάλλετε. Η αναβολή σκοτώνει τα όνειρα.

Κλειδί στο θέμα αυτό είναι να μπορούμε το βράδυ να κλείνουμε την ημέρα μας με την ικανοποίηση ότι κάναμε αυτά που είχαμε σχεδιάσει και αποφασίσει. Πως αλλιώς μπορούμε να κρίνουμε αν η ημέρα μας ήταν αποτελεσματική;

Τελικά όλη η υπόθεση της αξιοποίησης του χρόνου μας σχετίζεται με τους στόχους μας. Τι θέλουμε τελικά από τη ζωή μας; Τι θέλουμε να αποδείξουμε στον εαυτό μας ή στους άλλους; Τι θέλουμε να προσφέρουμε στον εαυτό μας και στους άλλους;

Ποια υποχρέωση νοιώθουμε απέναντι στη δωρεά της ζωής;

Χωρίς στόχους πάντως, δεν υπάρχει ζήτημα που έχει να κάνει με την αξιοποίηση του χρόνου μας.

Η διαδικασία της αξιοποίησης του χρόνου αρχίζει με την συνειδητοποίηση / αναγνώριση του προβλήματος και των επιπτώσεών του στη δουλειά και στη ζωή. Χρειάζονται όχι μόνο νέες γνώσεις και τεχνικές αλλά κυρίως αποδοχή του ήδη αναγνωρισμένου προβλήματος και εν συνεχεία αλλαγή στάσης και συμπεριφοράς.

Αναγνώριση – Αποδοχή – Αλλαγή .

Χρειάζεται μεγάλη στροφή.

Έχει να κάνει με την νοοτροπία που κουβαλάμε. Γι αυτό και δεν είναι εύκολο.

Χρειάζεται να ξεφύγουμε από κεκτημένες ταχύτητες και συνήθειες οι οποίες μπορεί να μας δίνουν ικανοποίηση προσωρινά ή που μπορεί να μας κάνουν να νομίζουμε ότι ανταποκρινόμαστε στα καθήκοντά μας αλλά τελικά δεν μας πάνε παραπέρα ούτε βοηθούν μακροπρόθεσμα στην υλοποίηση των στόχων μας.

Το πρώτο λάθος είναι να νομίζει ο καθένας μας ότι ειδικά η δική του η δουλειά είναι τέτοια που δεν μπαίνει σε σειρά. Όλοι οι παραφορτωμένοι με το άγχος του χρόνου, λίγο πολύ αυτό λένε. Ποιανού η δουλειά είναι λοιπόν πιο δύσκολη ή πιο εύκολη από τις δουλειές των υπολοίπων ως προς το να μπει σε τάξη; Ο καθένας μας κουβαλάει τον δικό του σταυρό του χρόνου.

Ωστόσο ο πολυάσχολος δεν είναι κατ’ ανάγκη ταυτόσημος με τον «παπατρέχα». Η αξιοποίηση του χρόνου δεν συναρτάται απ’ ευθείας με το πλήθος ή το βάρος των ασχολιών. Εξαρτάται από τις αξιολογημένες προτεραιότητες που έχουμε ή δεν έχουμε θέσει πάνω στις ασχολίες – εργασίες μας.

Το δεύτερο λάθος είναι να νομίζουμε ότι καλή διαχείριση του χρόνου σημαίνει να μπορούμε να τα κάνουμε όλα μαζί και γρήγορα, «άρπα κόλα», να τα προλαβαίνουμε ντε και καλά όλα. Τελικά έτσι θα τσαλαβουτάμε συνεχώς στο «λίγο απ’ όλα», αφήνοντας δουλειές μισοτελειωμένες. Δυστυχώς, για όσους δεν το καταλαβαίνουν, το «όλα μαζί και αποτελεσματικά» δεν υπάρχει.

Ακόμη και για όσους είναι πιο επιδέξιοι, το «όλα μαζί» μπορεί μεν να τους κάνει πιο αποδοτικούς αλλά δεν θα τους κάνει ποτέ πιο αποτελεσματικούς. Θα αποδίδουν περισσότερο έργο αλλά συνήθως έργο χαμηλής ποιότητας. Αυτό σημαίνει:

«αποδοτικός ναι αλλά ταυτόχρονα αναποτελεσματικός».

Το τρίτο λάθος είναι να καταπιανόμαστε συνεχώς με τις επείγουσες δουλειές που δεν είναι πολύ σημαντικές, αφήνοντας συνεχώς σε εκκρεμότητα τις πολύ σημαντικές που ακόμη δεν έφθασαν να γίνουν επείγουσες. Ικανοποιούμε έτσι αμέσως τα «επείγοντα» αιτήματα του καθενός γύρω μας, αγγαρευόμαστε με περισσότερα για να είμαστε αρεστοί όμως έτσι καταστρέφουμε την αποτελεσματικότητα της δουλειάς μας και δυναμιτίζουμε τη σχέση μας με τον χρόνο.

Η κρίσιμη παράμετρος επιτυχίας είναι να μπορούμε καθημερινά να κάνουμε όσο πιο σαφή μπορούμε τη διάκριση των εργασιών ανάμεσα στις πολύ επείγουσες και τις πολύ σημαντικές και να διαθέτουμε σ’ αυτές τον ανάλογο χρόνο με προκαθορισμένες προτεραιότητες.

Μερικοί φοβούνται ότι με καλύτερη οργάνωση του χρόνου τους θα χάσουν τον αυθορμητισμό τους και θα βάλουν την ζωή τους σε πιεστικά προγράμματα. Όμως μάλλον το αντίθετο συμβαίνει. Όταν δεν έχουμε καμιά σειρά και κανέναν έλεγχο πάνω στη ζωή μας, τότε όλες οι ώρες και όλες οι μέρες γίνονται ίδιες (αφόρητα ακατάστατες) και κουβαλάμε τις μισοτελειωμένες εργασίες στον προσωπικό μας χρόνο ανάπαυσης ακόμη και σαν σκοτούρα – λέγε φαγούρα.

Λένε επίσης οι σοφότεροι ημών:

Αν αποφασίσετε να παρέμβετε στην αξιοποίηση του χρόνου σας κάντε τα παρακάτω τρία βήματα :

Πρώτον, καταγράψτε συστηματικά και αναλυτικά τον τρόπο με τον οποίο ξοδεύετε τον χρόνο σας, κρατώντας ένα προσωπικό ημερολόγιο καθημερινά για 15 περίπου ημέρες.

Δεύτερον, χαρακτηρίστε στο τέλος της ημέρας κάθε εργασία με την εξής κλίμακα:

• σημαντική και επείγουσα
• σημαντική και όχι επείγουσα
• επείγουσα και όχι σημαντική
• όχι επείγουσα και όχι σημαντική.

Τρίτον, βάλτε στους χαρακτηρισμούς «σημαντική» και «επείγουσα» την διαβάθμιση «πολύ, μετρίως, λίγο». Αναλύσετε στο τέλος τα ευρήματα και εντοπίσετε που και πως χάνεται ο χρόνος σας.

Θα εκπλαγείτε ανακαλύπτοντας σε πόσες επείγουσες αλλά καθόλου σημαντικές εργασίες ενδίδετε καθημερινά σε βάρος άλλων σημαντικών ή πολύ σημαντικών, που για την ώρα δεν είναι μεν επείγουσες αλλά με τις συνεχείς αναβολές θα έλθει η ώρα να γίνουν «πολύ σημαντικές και πολύ επείγουσες» και τότε εσείς, απροετοίμαστοι, θα πνιγείτε και πάλι στο άγχος και στις ενοχές.

Πάρτε κάποιες αποφάσεις παρέμβασης που συνήθως είναι το να αλλάξετε συνήθειες – στάσεις απέναντι στο τρόπο που δουλεύετε. Γι αυτό αρκεί να προχωρήσετε σε μεγαλύτερη ανάθεση εργασιών σε συνεργάτες και υφισταμένους που δεν τους αξιοποιείτε επαρκώς αλλά το έχουν ανάγκη, δηλαδή να γίνετε λιγότερο συγκεντρωτικοί διατηρώντας την υψηλή εποπτεία.

Πρέπει να μάθετε σιγά-σιγά να αρχίζετε την ημέρα σας με μια εργασία πολύ σημαντική (έστω κι αν δεν είναι επείγουσα) και να προχωράτε στην επόμενη εργασία μόνον όταν ολοκληρώσετε την προηγούμενη. Είναι δε ολέθριο το να αφήνετε δουλειές στη μέση.

Έτσι μας τα λένε όλοι οι σοφότεροι ημών (συγγραφείς βιβλίων, καθηγητές Πανεπιστημίων, εισηγητές σεμιναρίων) και συμφωνώντας μαζί τους από την προσωπική μου εμπειρία (θετική και αρνητική) σας τα παρέθεσα.

Νίκος Νημάς
Νοέμβριος 2007.